仕事のできるビジネスマンの育て方②

正しい仕事の進め方２”報告の４原則"

前回の”指示受けの４原則”に続いて今回は”報告の４原則”についてご説明いたします。指示を受けた後には必ず「報告」が待っています。その報告の仕方にも原則があり、この原則を守ることで、業務効率が上がるというものです。サラリーマンの基本中の基本となりますので、新ビジネスマンの皆様はご自身の手帳などに書き込んでしっかりと覚えて、明日から実行してみてください。またその新人を育成留守立場の方もしっかり書き留めて、徹底的に彼らに実行させるようにしてください。

１.タイムリーな報告

２.アラームを鳴らす

３.要求したレベルで報告

４.結論から報告

一つずつ説明をしていきます。

タイムリーな報告

さて問題です。タイムリーとはいつのことでしょうか。イメージとしては指示を出した人にとってちょうどいいタイミング。という事でしょうか。ではそれはいつのことですか？？？

実はこれは”指示受けの４原則”の２つ目にあった”期待水準を把握する”と密接に絡んでくるわけです。相手がどのレベルでいつまでに報告を求めているのかを確認しておくことが大切です。タイミングを逃してしまえばその報告に全く価値がなくなってしまう事も往々にして起こりうることです。

アラームを鳴らす

これも、実践上では非常に重要で、しかもよくおこることです。上司と部下のやりとりで「なんだA君、もっと早くアラームを鳴らしてくれよ」なんて会話は結構おこります。仕事を進めていくうちにうまく進まないことはよくあります。しかし指示を受けた新人にとっては、「まずいどうしよう」「うまくいかない、怒られる」「こんなこともできないのかよって思われちゃうんじゃないか」等の強迫観念にとらわれて、上司には言い出せないでいる・・・その結果、上手くいかなかった・納期に間に合わなかった等の失敗につながるわけです。

ですから、アラームを鳴らすためにはアラームを鳴らすのは恥ずかしい事じゃないんだ。それより早くアラームを鳴らして指示を仰ぐことの方が大切なんだと理解することです。そもそも新人君よりこれまで多くの経験を積んできている上司の人にとって、どこで行き詰まるか等もある程度把握しているはずです。アラームを鳴らしたところで叱られたり幻滅されることはありませんので安心してアラームを鳴らしましょう。

また、上司の方はそういう環境を作ってあげるようにしましょう。

要求されたレベルで報告

こちらも指示を受けた段階でどんな量と質の報告をするべきか確認しておく必要がある内容となります。しかし事前確認ができないケースというのも実務上では発生します。そんな場合はどうしたらいいでしょうか。これは「相手の立場になって考える」いわゆる感情移入できるかどうかが重要となってきます。

結論から報告

自分の職場でも本当によくある場面、「結局何が言いたいんだ！」なんて上司が怒り出すことや、報告を受けている上司がどんどん苛立つとか・・・業務上の報告場面においては、まず結論から伝え、その後に「根拠」や「経緯」「詳細内容」を報告することで、スムーズに報告が完了します。この場合も相手に感情移入すればわかりますよね？回りくどくて話を聞いているうちにイライラしちゃう人の気持ち。

以上になります。もうお分かりかと思いますが”指示受け”と”報告”はセットなんですよね。なので、この二つの４原則はしっかり書き留めて必ず実行できる状態にしておきましょう。