仕事のできるビジネスマンの育て方

サラリーマン歴３０年の先輩から後輩へ

今年はコロナの影響で配属が遅れたり入社時訓練もまともに受けられなかった新入社員が多いそうです。そんな新入社員が配属された部課長は何から手を付けていいのか悩むところかと思います。 　こんな場合にまず新入社員に教えたいのは「仕事の正しい進め方」じゃないかと思います。そこで仕事の正しい進め方についていくつかポイントをお教えしたいと思います。 部下を持った基幹職のかたも、自身が新入社員だという方も是非読んでいただきたいと思います。その時は面倒だなぁと思っても数年後にきっとこれらを実行しているかいないかで大きな差がつくはずです。

正しい仕事の進め方１”指示受けの４原則"

サラリーマンたるもの日々指示を受ける場面があります。そんなときに必ず守っていただきたいこと。これが次に挙げる４原則です。指示を出す側の場合はこの内容を裏返して考えてください。

１.メモを取る

２.期待水準を把握する

３.質問する

４.復唱する

です。指示を出す側の方は「する」を「させる」に置き換えてください。 一つずつ説明をしていきます。

メモを取る

そんなのあたりまえじゃんと言うかもしれませんが、人間は忘れる生き物ですから今は理解していても数時間後には、翌日にはと時間がたつにつれどんどん記憶は曖昧になっていきます。これまで多くの社員を受け入れてきましたが、優秀な社員になる子は大小にかかわらず必ずメモ帳を片手に上司の指示を聞いていました。メモは癖付けが大切です。はじめは頓珍漢なメモしか取れない社員も慣れてくればしっかりとメモを取れるようになります。新入社員を受け入れたあなたがまず教えなければならないことです。

期待水準を把握する

ここだけは具体的な行動ではなく、”質”の話になります。相手の期待水準を把握していない場合、例えば「口頭レベルでの報告」でよかったのにパワーポイント数十枚にわたる報告書を何日もかけて作ってしまうなどの無駄が発生していしまいます。それを防ぐにはいつまでにどんな様式で報告すればいいかなどをあらかじめ聞いておくことで、相手の期待水準が把握できます。

質問する

これも簡単そうで実はなかなかできていないことです。指示を受けた時には「はい！指示通りに頑張ります！」という意識が特に新人は強いですから”何となくわかった気になっている”ケースが多いいものです。実際に作業にかかり始めると「あれ？どうやって調べればいいんだ？」とか「誰に確認すればいいんだ？」とかわからに事が出てきてもう一度指示内容を確認しに行く・・・なんてことが起こりがちです。あなたが上司であるならば、必ず質問を指せるようにしてください。指示を受ける側の場合は「何がわからないのかがわからない」というケースもよくあるので、まずはいくつか、何でもいいので質問をする癖をつけてください。慣れてくると質問のポイントが自分の中でも出来上がってきます。 その際、「７W2H1G」の視点を持っていると何があいまいになっているのかを鮮明にすることができます。「７W２H１G」については「そのプロジェクト実現できそうですか？をご覧ください。

復唱する

こちらも基本中の基本ですが、なかなか徹底できている人は少ないですよね。自分の理解が正しいかどうか、確認する事でより正確な指示受けが可能になります。こちらも癖付けが肝心です。必ず実行しましょう。 以上がはじめの一歩となる、「指示受け」のやり方です。これらを必ず実行する事でお互いの信頼感が高まり、「上司から信頼される部下」として認められるようになります。指示を出す側の方でしたら、これらを実行させることで部署内のコミュニケーション力も高まり、仕事の効率化にも必ずつながります。 次回は「報告の４原則」をご紹介します。